Tudo o que um gestor precisa saber sobre o e-Social
Empresas de todo o país, com exceção de Microempreendedores Individuais (MEI) e produtores rurais, têm obrigação de prestação de contas no ambiente virtual e-social.
É essencial que os empresários brasileiros estejam a par de todas as regras para cadastro no e-social e que o façam o quanto antes de acordo com suas datas. Afinal, a multa para quem não realiza esse cadastro não é baixa. Então, para evitar um gasto desnecessário com essa penalidade, fique atento às datas de cadastro e faça os lançamentos das informações com cautela e transparência.
Mas afinal, você sabe o que é o e-social? Continue a leitura para descobrir mais sobre esse projeto.
O que é o e-social?
O e-social é um programa do governo federal criado pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que visa facilitar o recebimento de informações das empresas pelo governo. Instituído pelo Decreto nº 8373/2014, o objetivo do projeto é que seja uma plataforma única para armazenamento de dados previdenciários, trabalhistas e tributários.
Isto é, o e-social é uma maneira de os empregadores passarem a comunicar o governo, de modo unificado, sobre os trabalhadores, os vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, acidentes de trabalho, etc.
Assim, os dados inseridos no ambiente virtual são gerenciados pelos órgãos:
- Ministério do Trabalho e Emprego;
- Receita Federal;
- Caixa Econômica Federal;
- Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
- Ministério da Previdência Social.
A principal característica do programa é a obrigatoriedade de adequação ao sistema. Isso é, todas as empresas do país, independente de porte, segmento e etc, devem se cadastrar no sistema. Sendo que, empresas de grande e médio porte já tinham essa obrigação desde 2018.
Com isso, os dados de empresas passam a estar unificados para acesso dos órgãos públicos e a transmissão dos dados simplifica a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, substituindo assim o preenchimento e entrega de formulários e declarações separados a cada entidade.
O resultado disso é maior transparência das informações e menor burocracia.
Por que é importante?
Primeiramente é importante destacar que, apesar da obrigatoriedade de cadastro, o e-social não é uma nova obrigação. Pelo contrário, ele é um programa para facilitar a realização das obrigações já existentes.
Isso significa que ele é uma maneira que o governo federal encontrou para a unificação e digitalização dos processos. A obrigatoriedade se dá, justamente, para que dados trabalhistas não sejam ocultados.
Logo, a importância do e-social é, principalmente, o fato de realizar suas obrigações de prestação de informações trabalhistas de modo mais simplificado. Além disso, o e-social é importante pois aumenta a transparência de todos os dados relativos à relação empregado – empregador.
Um dos motivos para a criação desse programa se relaciona diretamente com a questão da transparência, afinal, foi desenvolvido para aumento da segurança das informações e para a redução de sonegação fiscal e a economia subterrânea.
Além disso, com o programa se aumenta a segurança e a autonomia no tratamento de dados corporativos. Dessa maneira, apesar de inicialmente parecer um impasse à organização, ele é, na verdade, uma facilidade a médio e longo prazo.
Como funciona?
Como falamos anteriormente, o e-social não é uma nova obrigação. É por isso que nenhuma documentação é solicitada além das já costumeiras. Assim sendo, as obrigações que devem ser incluídas no e-social são as 15 conhecidas:
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Livro de Registro de Empregados (LRE);
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Comunicação de Dispensa (CD);
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad);
- Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (GRF);
- Guia da Previdência Social;
- Folha de pagamento.
Todas essas informações, antes enviadas de forma física, agora podem ser inseridas no sistema e-social. Ou seja, além das informações unificadas, o trabalho é menor.
Mas o que é preciso realizar para utilizar o e-social? Bom, primeiramente, se faz o cadastro da empresa no sistema. Assim, todas as pessoas jurídicas ou físicas que tenham funcionários registrados devem entrar no sistema. Aqui a exceção são os MEIs e os empregadores rurais ou domésticos.
As empresas foram divididas, então, por categorias. Cada uma delas com um prazo diferente para fazer o cadastro e adaptar a empresa ao sistema. Veja:
Grupo | Data | Categoria |
---|---|---|
Grupo | Janeiro 2018 | Grandes empresas que faturaram no ano de 2016 mais de 78 milhões de reais. |
Grupo 2 | Julho de 2018 | Entidades empresariais com faturamento abaixo de 78 milhões em 2016 (exceto as optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições) |
Grupo 3 | Janeiro de 2019 | Empresas optantes pelo Simples Nacional, os produtores rurais pessoa física, entidades sem fins lucrativos e empregadores pessoa física (exceto domésticos). |
Grupo 4 | Janeiro 2020 | Órgãos públicos e organizações internacionais. |
As primeiras informações que devem ser inseridas no sistema são:
- S-1000: Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público;
- S-1005: Tabela de estabelecimentos, obras ou unidades de órgãos públicos;
- S-1010: Tabela de Rubricas;
- S-1020: Tabela de Lotações Tributárias;
- S-1030: Tabela de Cargos/Empregos Públicos;
- S-1035: Tabela de Carreiras Públicas;
- S-1040: Tabela de Funções / Cargos em Comissão;
- S-1050: Tabela de Horários /Turnos de Trabalho;
- S-1060: Tabela de Ambientes de Trabalho;
- S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais;
- S-1080: Tabela de Operadores Portuários.
O cadastro das informações pode ser categorizado por eventos periódicos ou não periódicos, facilitando também para a organização e encontro das informações. Os pagamentos dos tributos relativos às informações presentes no e-social da empresa continuam a acontecer da mesma maneira que já ocorria.
Por fim, uma última característica da plataforma é referente aos prazos. Ações classificadas como “não periódicos” tem prazos diversos. Já as ações que se classificam como periódicas, devem ser enviadas até o dia 7 do mês subsequente.
Benefícios do e-social
Em relação a benefícios, o e-social pode citar vários que contribuem com a prestação de informações. Uma delas é a facilidade de informar o governo sobre as ações da empresa.
Além disso, o aumento da transparência das empresas para com o governo e vice-versa é uma possibilidade que é muito benéfica.
No entanto, não são apenas essas as vantagens em adequar sua empresa ao e-social. Veja algumas:
- Integração de dados dos colaboradores, assim, todas as documentações de cada funcionário serão apresentadas no sistema. Com isso, é muito mais fácil fazer, não somente a transmissão das informações, como também o controle dessas;
- Suporte em questões legais que o sistema pode dar a empresa, isso porque muitos empregadores acabam tomando certas atitudes por desconhecimento da legislação. Com o e-social, esses problemas trabalhistas podem diminuir;
- Admissão e demissão de funcionários, também é beneficiada nesse sentido. Assim os processos se tornam mais claros.
Conclusão
Para resumir, é fundamental que você, empreendedor ou empreendedora analise as informações aqui apresentadas e se cadastre no e-social. Também é importante estar atento a todas as exigências do programa, e cuidar para não perder prazos. Afinal, isso pode ocasionar em uma perda financeira.
Com o e-social, você garante mais segurança e transparência para sua empresa e seus colaboradores.